LocationScouting oder „Wo feiern wir?“

Einer der ersten ToDo-Punkte bei der Hochzeitsplanung ist es, eine Location zu finden. Denn diese ist ein zentraler Dreh- & und Wendepunkt in der weiteren Planung. Nicht selten wählt man erst die Hochzeitslocation aus und plant alles andere drum herum.

Es wurden schon Hochzeiten um ein Jahr verschoben, weil das bevorzugte Hotel im Sommer nächsten Jahres keinen Termin mehr frei hat. Kein Scherz! Viele Locations sind teilweise bis zu zwei Jahre im Voraus ausgebucht.

Foto: Key Notez

Leider haben die vergangen zwei Jahre die ohnehin schon angespannte Situation bei der Locationsuche nicht gerade leichter gemacht. Denn viele Paare mussten ihre Feier mehrmals verschieben und so sind viele Termine für das kommende Jahr bereits auf Grund von Umbuchungen belegt. Das potenziert sich natürlich hoch. Aus diesem Grund verlängert sich auch die Hochzeitssaison für viele Locations von April bis Anfang Oktober und teilweise haben sie im Sommer von Donnerstag – Sonntag jede Woche Hochzeitsgesellschaften zu Gast.

Doch welche Art von Locations gibt es?

Es gibt viele Möglichkeiten, eine Hochzeit zu feiern, welche davon für euch am passendsten ist, hängt von euren Bedürfnissen ab.

1. Hotels / Restaurants

In einem Hotel bzw. Restaurant bekommt ihr alles aus einer Hand. Das Essen wird vor Ort zu bereitet, es stehen genügend Getränke bereit und das Servicepersonal kümmert sich um alles. Perfekt!

Wenn man in einem Hotel / Restaurant feiert und man alles vom Haus nimmt, entfällt oft die Saalmiete, die bei unbewirtschafteten Locations fällig wäre. Zu dem bieten viele Restaurants / Hotels fertige Packages mit Getränkepauschalen an. Dies erleichtert die Auswahl und bietet eine gute Kostenübersicht. Allerdings ist es oft so, dass Getränkepauschalen pro Person im voraus gebucht werden müssen und so auch abgerechnet werden, egal ob sie genutzt wurden oder nicht und dass sie oft nur bis zu einer bestimmten Uhrzeit gelten. Ab dann ist entweder der Ausschank vorbei oder es wird nach Verzehr zu den Preisen in der Getränkekarte abgerechnet. Des weiteren kann man nie sagen, ob sich die Pauschale wirklich lohnt. Nehmen wir an ihr feiert im Sommer und es wirklich sehr, sehr heiß wird man eher zum Wasser als zum Wein greifen.

Grundsätzlich sind Pauschalen nicht schlecht und bieten eine verlässliche Kalkulationsbasis. Wenn man eine gute Mischung auswählt ist bestimmt etwas für jeden dabei. Viele Restaurants nehmen auch gerne Cocktails oder Longdrinks in die Pauschale, die dann natürlich höher ausfällt, mit auf. Es muss also niemand auf etwas verzichten.

Foto: Tembela Bohle

2. Unbewirtschaftete Locations

Darunter fallen leere Scheunen, Gemeinderäume, Grillplätze oder auch Vereinsheime.

Bei diesen liegt der Vorteil und auch der Nachteil ganz klar auf der Hand: Man darf/muss alles selbst organisieren.

Üblicherweise wird eine Saalmiete verlangt, diese deckt mit einer Pauschale auch die Nebenkosten ab und schon kann es los gehen. Einige solcher Locations arbeiten mit exklusiven Partnern zusammen, gerade im Bereich Catering, aus denen man wählen kann. Diese kennen sich mit den Gegebenheiten vor Ort gut aus und haben viel Erfahrung z.B. wo am besten das Büffet aufgebaut wird und es erleichtert die natürlich die Suche.

Ein klarer Nachteil ist hier natürlich, dass man ggf. das Servicepersonal zum Getränke servieren und Teller abräumen selbst organisieren musst. Auch müssen selbstständig genügend Getränke besorgt und sichergestellt werden, dass ausreichend Kühlmöglichkeiten vorhanden sind. Auch kann das vorhandene Mobiliar nicht euren Wünschen entsprechen (Stichwort: Biergarnituren) und etwas passendes muss entsprechend angemietet werden. Das muss dann natürlich auch noch aufgebaut und wieder abgebaut werden, was zusätzliche Kosten generiert.

3. Garten / Feld / Festplatz

Natürlich kann auch im eigenen Garten – sofern groß genug -, auf einem Feld oder Festplatz gefeiert werden.

Auch hier darf man alles selbst organisieren und oft ist die Miete geringer bzw. entfällt sogar ganz.

Allerdings gilt es, bei diesen Locations das Wetter zu bedenken und auch die Möglichkeit der Sanitäreinrichtungen. Während man bei einem Restaurant oder einer Feierscheune oftmals eine Schlechtwetter-Alternative hat, ist diese bei einer Feier auf dem Feld nicht unbedingt gegeben. Auch wenn es nicht regnet, den ganzen Tag in der Sonne zu stehen ist nicht schön und so sollte man überlegen, ob es nicht besser ist, ein Zelt stellen zu lassen. Ebenfalls ist zu bedenken, wie man das Problem mit den nicht oder nur unzureichend vorhandenen Sanitäreinrichtungen löst. 80 Gäste auf ein Klo im Gartenhäuschen zu schicken, ist keine gute Idee!

Foto: Agung Pandit

Was ist nun für wen am besten geeignet?

Tja, das hängt von euren Bedürfnissen ab. Schreibt euch dazu am besten eine Liste mit Anforderungen z.B. soll die Location barrierefrei sein oder Zimmer für eure Gäste bereithalten.

Gerade Locations sind schwer zu vergleichen, denn jede hat etwas, was sie einzigartig macht bzw. die eine bietet vielleicht etwas an, was die andere nicht hat.

Mein Tipp an euch ist daher: Achtet auf euer Gefühl! Wie würde es sich anfühlen hier zu heiraten/zu feiern? Macht dazu gerne kurz die Augen zu und stellt euch euren Tag in dieser Umgebung bildlich vor. Wo würde die Trauung stattfinden? Wo wäre die Tanzfläche? Was wäre ein Highlight hier?

Wenn das Gefühl stimmt, auch wenn die Location nicht 100% eurer Bedürfnisse/Erwartungen erfüllt, schlagt zu! Denn für das, was fehlt (z.B. Übernachtungsmöglichkeiten) findet sich bestimmt eine Lösung.

Wie kann euch ein:e Hochzeitsplaner:in unterstützen?

Ein Location zu finden, die alle eure Anforderungen erfüllt, ist eine zeitlich sehr intensive Aufgabe. Das heißt: Recherchieren, Anfragen, Besichtigungstermine vereinbaren, Hinfahren, Anschauen und das nicht nur einmal! So gehen abends nach der Arbeit und am Wochenende Stunden dafür drauf, die man eigentlich hätte besser nutzen können.

Ein:e Weddingplanner:in nimmt euch die Recherche-Arbeit ab und präsentiert euch nur Locations, die zum einen zu euren Bedürfnissen passen und auch noch verfügbar sind. Viele arrangieren sogar alle Besichtigungstermine an einem Tag und begleiten euch dazu. So könnt ihr vielleicht an einem Samstag 3 Locations zusammen anschauen, direkt die jeweiligen Vorteile besprechen und wenn ihr euch sicher seid, am Montag schon fix buchen. Denn „The early bird gets the worm.“

Sollte ein sogenanntes Locationscouting im Rhein-Main-Gebiet für euch in Frage kommen, schreibt mir gerne eine Email oder nutzt das Kontaktformular auf der Homepage.

Alles Liebe,